Regulamin Organizacyjny

Biblioteki Publicznej w Czerwionce – Leszczynach

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Regulamin Organizacyjny Biblioteki Publicznej w Czerwionce-Leszczynach zwany dalej „Regulaminem” określa strukturę organizacyjną Biblioteki Publicznej w Czerwionce-Leszczynach, zwanej dalej „Biblioteką”, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych, podstawowe obowiązki pracowników na stanowiskach kierowniczych i obowiązki pozostałych pracowników.

§2

Podstawą prawną Regulaminu Organizacyjnego Biblioteki Publicznej w Czerwionce-Leszczynach jest ustawa o działalności kulturalnej i statut nadany Uchwałą Nr VI/38/2000 Rady Miejskiej w Czerwionce-Leszczynach z dnia 18 maja 2000 roku w sprawie nadania statutu Biblioteki Publicznej w Czerwionce-Leszczynach.

§3

Wprowadza się:

1. graficzny schemat organizacyjny Biblioteki - Załącznik Nr 1 do Regulaminu.

2. wykaz placówek Biblioteki - Załącznik Nr 2 do Regulaminu.

3. wykaz stanowisk kluczowych niezbędnych do zapewnienia działalności Biblioteki Publicznej w Czerwionce-Leszczynach - Załącznik Nr 3 do Regulaminu.

§4

Każda komórka organizacyjna gromadzi dokumenty według obowiązującej instrukcji kancelaryjnej.

ORGANIZACJA BIBLIOTEKI

§5

Funkcjonowanie Biblioteki opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§6

1. Biblioteka posiada następujące komórki organizacyjne:

1. dział księgowości,

2. dział administracyjno-gospodarczy,

3. samodzielne stanowisko ds. bhp,

4. dział gromadzenia i opracowania zbiorów,

5. agendy Biblioteki Centralnej: wypożyczalnia, czytelnia, magazyn zbiorów bibliotecznych,

6. filie biblioteczne.

2. Do zakresu działań komórek organizacyjnych o których mowa w ust. 1 należą czynności wymienione w §9 do §15, a także zadania powierzone odrębnymi poleceniami Dyrektora lub wynikające z odrębnych przepisów. Indywidualne zakresy obowiązków poszczególnych pracowników zawarte są w zakresach czynności tych pracowników.

§7

W Bibliotece wyróżniamy następujące stanowiska:

1. osoby zarządzające:

1. dyrektor,

2. główny księgowy,

2. pozostałe stanowiska:

1. starszy bibliotekarz,

2. bibliotekarz,

3. młodszy bibliotekarz,

4. kierownik komórki organizacyjnej,

5. specjalista,

6. referent ds. organizacji i kadr,

7. sprzątaczka.

§8

ZAKRES DZIAŁANIA DYREKTORA

1. Dyrektor podlega bezpośrednio Burmistrzowi Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny, reprezentuje Bibliotekę na zewnątrz, współpracuje z organami samorządowymi, instytucjami oraz organizacjami zajmującymi się działalnością kulturalną.

2. W zakresie spraw merytorycznych Dyrektor współpracuje z Powiatową i Miejską Biblioteką Publiczna w Rybniku oraz Biblioteką Śląską w Katowicach.

3. Dyrektor zarządza całokształtem działalności Biblioteki. Do zakresu działania Dyrektora należy:

1. opracowanie i realizacja planów działalności finansowej i podstawowej oraz sprawozdawczość w tym zakresie,

2. prawidłowa organizacja pracy oraz zatrudnianie pracowników,

3. podejmowanie decyzji w sprawach kadrowych,

4. przydzielanie spraw i czynności pracownikom na stanowiskach kierowniczych oraz samodzielnych

5. stosowanie zarządzeń instrukcji i poleceń władz zwierzchnich,

6. należyte gospodarowanie etatami i funduszem płac,

7. prognozowanie i programowanie rozwoju sieci bibliotecznej,

8. rozwój, upowszechnianie i animacja czytelnictwa,

9. zapewnienie właściwych warunków pracy, przestrzeganie obowiązujących przepisów bhp oraz przeciwpożarowych,

10. racjonalne gospodarowanie majątkiem Biblioteki,

11. wydawanie zarządzeń i decyzji organizacyjnych,

12. występowanie z wnioskami o odznaczenia, przyznawanie wyróżnień i nagród,

13. rozpatrywanie skarg i wniosków pracowników i użytkowników biblioteki,

14. opiniowanie i planowanie zamierzeń inwestycyjnych i remontów,

15. powoływanie komisji oraz ich składów osobowych,

16. poszukiwanie i pozyskiwanie innych źródeł finansowania działalności Biblioteki.

§9

ZAKRES DZIAŁANIA GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO

1. Główny księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi Biblioteki.

2. Główny księgowy nadzoruje i ponosi odpowiedzialność za wszystkie procesy związane z finansami Biblioteki, a w szczególności za:

1. kontrolę i akceptację do wypłaty dokumentów źródłowych i przelewów bankowych,

2. kontrolę i dekretację sporządzonych raportów kasowych, wyciągów bankowych, zapłaconych faktur i rachunków,

3. księgowanie zadekretowanych dokumentów źródłowych,

4. sporządzanie zestawień finansowych,

5. opracowanie sprawozdań finansowych,

6. sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie księgowości,

7. analizę gospodarki finansowej w oparciu o plany finansowe,

8. terminową zapłatę należności i zobowiązań,

9. prowadzenie całokształtu prac związanych z wynagrodzeniami osobowymi, bezosobowymi, nagrodami i zasiłkami,

10. gromadzenie, sprawdzanie, ewidencjonowanie dokumentów finansowych.

§10

PODSTAWOWE OBOWIĄZKI SŁUŻBOWE PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH

1. Na czele komórek organizacyjnych stoją kierownicy, którzy kierują ich pracą i odpowiadają przed Dyrektorem za powierzony majątek oraz właściwą organizację pracy.

2. Do zadań kierującego komórką organizacyjną należy w szczególności:

1. organizowanie pracy oraz podejmowanie inicjatyw zmierzających do jej usprawnienia,

2. nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez podległych pracowników w zakresie zagadnień i dyscypliny pracy,

3. wydawanie poleceń służbowych podległym pracownikom,

4. zaznajamianie się i przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz przekazywanie i nadzór nad przestrzeganiem ich podległym pracownikom,

5. przestrzeganie ustaleń zawartych w Regulaminie Pracy,

6. sporządzanie planów pracy oraz sprawozdań z działalności Biblioteki

7. akceptowanie wniosków urlopowych podległych pracowników,

8. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi,

9. podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

10. przestrzeganie zasad oszczędnego i efektownego gospodarowania powierzonym mieniem,

11. wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora.

§11

PODSTAWOWE OBOWIĄZKI SŁUŻBOWE POZOSTAŁYCH PRACOWNIKÓW

Do podstawowych obowiązków służbowych poszczególnych pracowników należy staranne oraz sumienne załatwianie spraw i wykonywanie prac przydzielonych przez kierownika komórki organizacyjnej, a w szczególności:

1. bieżące, terminowe i właściwe załatwianie spraw powierzonych szczegółowym zakresem czynności oraz zleconych przez przełożonego,

2. staranne, terminowe, rzetelne i prawidłowe sporządzanie wszelkiej sprawozdawczości, informacji oraz innej dokumentacji,

3. przestrzeganie ustaleń zawartych w Regulaminie pracy oraz wynikających z przepisów prawa,

4. wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora lub bezpośredniego przełożonego.

§12

DZIAŁ ADMINISTRACYJNO – GOSPODARCZY

1. Pracownicy Działu zajmują się całokształtem spraw związanych z administracją lokalami bibliotecznymi, ich modernizacją, pozostałymi sprawami administracyjnymi Biblioteki oraz uproszczoną dokumentacją finansowo-gospodarczą.

2. Do zadań referenta ds. organizacji i kadr należą:

1. prowadzenie dokumentacji Działu,

2. prowadzenie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych np. roczne sprawozdanie o udzielonych zmówieniach,

3. administrowanie lokalami bibliotecznymi w szczególności: ewidencja czynszów, zużycia energii, opału, remonty lokali,

4. zabezpieczenie mienia, inwentaryzacja sprzętu,

5. prowadzenia archiwum zakładowego,

6. prowadzenie postępowania z korespondencją,

7. prowadzenie dokumentacji wyjazdów służbowych,

8. obsługa elektronicznych formularzy GUS,

9. obsługa strony internetowej,

10. przygotowanie rachunków do realizacji,

11. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, rejestru faktur, rejestru zamówień publicznych,

12. ewidencja środków trwałych i ilościowa wyposażenia,

13. zaopatrzenie w sprzęt, materiały biurowe, środki czystości, opał, odzież ochronną,

14. rozliczanie zaliczek z główną księgową,

15. prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych – Koordynator Bezpieczeństwa Informacji,

16. wykonywanie obowiązków kasjera.

3. Do zadań sprzątaczki należą w szczególności:

1. codzienne sprzątanie i utrzymanie w należytej czystości pomieszczeń Biblioteki,

2. dbanie o estetykę urządzeń, zbiorów bibliotecznych, wydzielonych pomieszczeń sanitarnych i gospodarczych oraz ich otoczenia,

3. czyszczenie księgozbioru.

§13

SAMODZIELNE STANOWISKO – SPECJALISTA

ds. BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY

1. Pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. bhp podlega bezpośrednio Dyrektorowi Biblioteki.

2. Do zadań pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. bhp w Bibliotece należy w szczególności:

1. przeprowadzenie kontroli warunków pracy, przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2. bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i ryzyku zawodowym,

3. sporządzanie i przedstawianie pracodawcy okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierające propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

4. prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

5. ocena ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywana pracą,

6. organizowanie i zapewnienie odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie BHP.

§14

DZIAŁ GROMADZENIA I OPRACOWANIA ZBIORÓW

Pracownicy Działu gromadzenia i opracowania zbiorów zajmują się całokształtem spraw związanych z gromadzeniem i opracowaniem zbiorów.

Do szczegółowych zadań pracowników Działu należy:

1. w zakresie gromadzenia:

1. zamawianie, gromadzenie i systematyczne zapoznawanie się ze źródłami informacji na temat wydanych książek,

2. przyjmowanie i analizowanie ofert wydawców, hurtowni, księgarni i innych dystrybutorów książek,

3. zbieranie dezyderatów od kierowników agendy i filii bibliotecznych,

4. dokonywanie wyboru jakościowego i ilościowego książek z zakresu beletrystyki, naukowych i popularnonaukowych oraz literatury dziecięcej i młodzieżowej,

5. składanie zamówień na dostawę książek,

6. uzupełnianie zbiorów Biblioteki Centralnej i filii bibliotecznych poprzez przyjmowanie i opracowywanie darów,

7. dokonywanie przydziału nabytych książek i przekazywanie ich poszczególnym filiom i agendzie,

8. prowadzenie dokumentacji działu, ewidencji sumarycznej,

9. uzgadnianie stanów ilościowych i wartościowych z główną księgową,

10. aktualizacja katalogu centralnego tradycyjnego i komputerowego,

11. właściwe gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na zakup książek;

2. w zakresie opracowania:

1. ustalenie zasad dotyczących opracowania zbiorów,

2. klasyfikowanie i ustalanie haseł przedmiotowych,

3. wprowadzenie opisów katalogowych książek do komputerowej bazy danych.

§15

BIBLIOTEKA CENTRALNA ORAZ FILIE

1. Biblioteka Centralna jest ośrodkiem koordynacyjnym dla placówek bibliotecznych obsługujących teren Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny.

2. Biblioteka Centralna posiada następujące agendy:

1. wypożyczalnię,

2. czytelnię,

3. magazyn zbiorów bibliotecznych.

3. Do podstawowych zadań pracowników agend Biblioteki Centralnej oraz Filii należą:

1. w zakresie gromadzenia i opracowania zbiorów:

1. zbieranie i opiniowanie dezyderatów czytelniczych i przekazywanie ich działowi gromadzenia i opracowanie zbiorów,

2. przyjmowanie książek z działu gromadzenia i opracowania zbiorów,

3. prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków oraz stosownej dokumentacji,

4. kwalifikowanie zbiorów do selekcji do magazynu zbiorów bibliotecznych,

5. dbałość o estetyczny, przejrzysty i zgodny z obowiązującymi założeniami układ zbiorów we wszystkich pomieszczeniach;

2. w zakresie udostępniania:

1. rejestracja czytelników,

2. udostępnianie i ewidencja zbiorów w wypożyczalni, na miejscu w czytelni,

3. udzielanie informacji oraz ich ewidencja,

4. organizowanie i prowadzenie różnorodnych form upowszechniania czytelnictwa,

5. współpraca z innymi bibliotekami, szkołami, organizacjami, instytucjami

i stowarzyszeniami kulturalnymi i oświatowymi,

6. udzielanie instrukcji użytkownikom korzystającym z komputerów i innych urządzeń technicznych dostępnych w danej lokalizacji;

3. w zakresie administracji:

1. prowadzenie dziennika statystycznego, sporządzanie sprawozdań statystycznych miesięcznych i rocznych GUS,

2. sporządzanie rocznych sprawozdań opisowych i planów pracy,

3. prowadzenie postępowania o zwrot książek od czytelników,

4. pobieranie regulaminowych opłat,

5. bieżąca konserwacja zbiorów,

6. zabezpieczenie zbiorów, pomieszczeń i urządzeń oraz przestrzeganie przepisów bhp i przepisów przeciwpożarowych,

7. składanie zamówień na sprzęt, środki czystości i artykuły biurowe,

8. troska o czystość i estetykę pomieszczeń.

4. do zadań szczegółowych pracowników agend Biblioteki Centralnej należy

w zakresie wypożyczania:

1. przygotowanie materiałów do wystaw okolicznościowych,

2. organizowanie zajęć animacyjnych dla dzieci i dorosłych,

3. udzielanie informacji bibliotecznych.

5. W zakresie czytelni:

1. udzielanie informacji bibliotecznych, bibliograficznych i rzeczowych na podstawie zbiorów własnych, komputerowych baz danych i Internetu użytkownikom indywidualnym i zbiorowym,

2. prowadzenie wypożyczalni międzybibliotecznych,

3. przygotowywanie i prowadzenie lekcji bibliotecznych,

4. przygotowywanie wystaw okolicznościowych,

5. obsługa użytkowników czytelni,

6. organizowanie konkursów, quizów i innych form upowszechniania czytelnictwa,

7. organizowanie zajęć dla dzieci w okresie ferii zimowych i letnich;

6. w zakresie zbiorów bibliotecznych:

1. prowadzenie magazynu rezerw, dubletów zbiorów bibliotecznych,

2. kwalifikowanie książek pochodzących z darowizn do opracowania, sprzedaży lub na makulaturę,

3. przekazywanie materiałów na makulaturę.

§16

PRZEPISY KOŃCOWE

Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.